Weshalb?
Das Erfassen von Daten ist im Hinblick auf die gesetzlichen Regelungen zu Recht ein wichtiger und kritischer Punkt. So müssen Sie nachvollziehbar belegen, auf welchem Weg ein personenbezogenes Datum in Ihren Besitz respektive in Ihr E-PROFVS gelangt ist, und für welchen Zweck es überhaupt erhoben wurde.
(Rechtsgrundlage: u. a. Art. 5 DSGVO Abs. 1 lit f)

Wie?
Bei der Erfassung und jeder nachträglichen Ergänzung von personenbezogenen Daten sollte der Anwender die Datenquelle und den Verwendungszweck der eingegebenen Werte mit erfassen. Der Verwendungszweck ergibt sich typischerweise aus Ihrem Verarbeitungsverzeichnis, in dem Sie dokumentieren, für welchen Zweck Sie welche Daten erheben, wer darauf Zugriff hat, welche Löschfristen dafür gelten, inwiefern diese Daten an Dritte (z. B. Dienstleister) weitergegeben werden und was sonst noch wichtig sein könnte.

Lösung im E-PROFVS
Sie können bei jedem FW-Mitglied und jeder Adresse hinterlegen, für welchen Zweck die Daten erhoben wurden, aus welcher Quelle die Daten stammen und wie lange Sie diese Daten speichern. Zu finden sind die jeweiligen Felder im Reiter Datenschutz bei den FW-Mitgliedern, Einsätzen und Adressen

FW-Mitglied	Adresse

Die Inhalte für die Auswahllisten können Sie in folgenden Menüpunkten anlegen

• Datenschutz → Stammdaten → Speicherzweck
• Datenschutz → Stammdaten → Datenquelle
• Datenschutz → Stammdaten → Speicherdauer

Hier können wir ihnen leider keine Vorauswahl zur Verfügung stellen, da sich diese Werte aus ihrem Verfahrensverzeichnis ableiten. Sollten Sie nicht wissen welche Einträge Sie hier anlegen müssen, sollten Sie sich mit ihrem Datenschutzbeauftragten bzw. mit dem Datenschutzbeauftragen der Stadt/Gemeinde in Verbindung setzen.

Weshalb?
Personen müssen i.d.R. damit einverstanden sein, dass Sie deren Daten verarbeiten. Diese Einwilligung müssen Sie dann belegen können.
(Rechtsgrundlage: u.a. Art. 6 DSGVO und Art. 7 DSGVO)

Wie?
Am Einfachsten ist es wenn Sie ihre Mittglieder ein Dokument unterschreiben lassen, wo sie bestätigen, das sie mit der elektronischen Speicherung der Daten einverstanden sind.

Lösung im E-PROFVS
Sie können in den Stammdaten bei jedem FW-Mitglied und jeder Adresse hinterlegen ob und wann die Einwilligung erteilt wurde. Optional können Sie auch das unterschriebene Dokument einscannen und beim jeweiligen FW-Mitglied im Reiter Dokumente hinterlegen.
Zu finden sind die jeweiligen Felder im Reiter Datenschutz bei den FW-Mitgliedern bzw. bei den Adressen.

FW-Mitglied	Adresse

Weshalb?
Nicht nur die Erhebung personenbezogener Daten, sondern auch ihre weitere Verarbeitung sind im Hinblick auf den Datenschutz von großem Interesse. Beides muss dokumentiert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Datenflusses zu gewährleisten.
(Rechtsgrundlage: u.a. Art. 5 DSGVO).

Besonders wichtig ist diese Dokumentation insbesondere dann, wenn die Daten das System verlassen und zum Beispiel an einen Dienstleister (Landratsamt o.ä.) übergeben werden.
Ein prägender Begriff ist in diesem Zusammenhang das „Recht auf Vergessenwerden“. Sie sind verpflichtet, die Löschung eines personenbezogenen Wertes oder Datensatzes auch an alle Empfänger dieser Daten, wie eben externe Dienstleister, weiterzuleiten.

Wie?
Bei bestimmten kritischen Aktionen / Verarbeitungstätigkeiten sollten automatisch entsprechende Vermerke im Datenschutz-Protokoll vorgenommen und dem jeweiligen Kontakt zugeordnet werden. Das schafft - ohne Zusatzaufwand - absolute Transparenz und Klarheit darüber, was mit den erfassten Daten passiert ist.

Lösung im E-PROFVS
Es werden sämtliche Änderungen an Datensätzen wie bisher auch schon in einem Log gespeichert. Des Weiteren wird ab der Version 2.18.5-1 auch ein Log mitgeführt welche Daten über die Schnittstelle an das Landratsamt weitergegeben werden.
Des Weiteren werden Daten, die Sie bei sich löschen mit dem Landratsamt abgeglichen. Das bedeutet die Daten werden beim Landratsamt ebenfalls automatisch gelöscht.